Mayo 11 de 2015

Son evidentes los beneficios que trae para la organización la creación y desarrollo de un sistema de formación on-line. Si su empresa planea implementarlo o está ad portas de ponerlo en ejecución, encuentre a continuación varios consejos de expertos en e-learning para que usted evite caer en los errores más frecuentes que pueden presentarse en el desarrollo de este proyecto.
1. Identificación de las necesidades de formación
A partir de los parámetros previstos en el plan estratégico de la empresa se debe realizar una investigación entre los colaboradores para determinar cuáles son sus necesidades de capacitación.La revisión del plan estratégico de la empresa es fundamental porque cualquier iniciativa educativa que no esté directamente estipulada en sus principios puede presentar resultados que no atienden a las necesidades reales de la empresa y, consecuentemente, se convierten en una frustración.

Por eso, en concepto de Pollyana Notargiacomo, experta brasileña, el desarrollo de iniciativas educacionales en las empresas “necesita de un equipo formado por personas especializadas en el elaboración de material para capacitación en línea (instructional designer, así como programador, diseñador gráfico y coordinador de proyecto) y de elementos de la empresa que, en conjunto definan las habilidades que deben ser desarrolladas, los contenidos, las metodologías de trabajo, las formas de evaluación y de incorporación de estas competencias en las actividades profesionales”.

Coincide con este punto de vista el líder de Fundemp, Ricardo Losada. En su concepto, el primer mecanismo fundamental consiste en determinar las necesidades de formación de los colaboradores y para esto sugiere que recursos humanos diseñe una encuesta muy sencilla. Si se divulga a través de la Intranet debe tener una extensión no superior a los tres pantallazos. Esta encuesta debe tener preguntas cerradas con máximo 5 opciones o excluyentes (estilo si/no) y muy pocas preguntas abiertas para facilitar su conteo. También se puede enviar a través de correo personalizado, todo dependen del tipo de oficina.

Losada considera importante concertar reuniones con las áreas o representantes de estas. “Con frecuencia se escuchan frases como ‘es que nosotros en recursos humanos nos imaginamos que… o nos dijeron que’ y no hablamos con el doliente del tema. Es importante realizar estos encuentros con las áreas interesadas para identificar exactamente qué esperan recibir de formación este año”, comenta.

Con la información obtenida mediante las encuestas y reuniones, recursos humanos está en capacidad de diseñar un plan curricular coherente con la realidad de la empresa que refleje y estructure un proceso de educación y formación, de desarrollo organizacional.

En este punto, afirma Losada, es importante que las áreas de la organización no sean independientes, como se ha visto, sino que “canalicen esto como un fin común, ‘casados’ con los objetivos de la institución”.

Para el Grupo Apel, existen varios puntos que son necesarios tener en cuenta al momento de implementar una solución de e-learning en una organización. Los primeros y fundamentales: tener un presupuesto asignado para el proyecto y contar con la infraestructura necesaria para darle soporte.

La organización debe integrar e-learning dentro de la estrategia de formación de la organización, tomando ventaja de las posibilidades que ofrece la tecnología, afirma Gómez Vásquez, ejecutiva del Grupo.

“Es indispensable tener en cuenta el enfoque que se desea brindar en la empresa y establecer qué tanta fuerza quiere darle a la herramienta de e-learning”. Para tal efecto, y de acuerdo con lo definido, se pueden utilizar tecnologías avanzadas o programas internos desarrollados con recursos propios. “En ambos casos es necesario definir el alcance que se pretende lograr y no caer en el juego de formar por formar sino brindar al estudiante el contenido que realmente será útil”, señala la experta.

2. Perfil del formador
Existen diversas formas de abordar e-learning en las empresas, se puede optar por una metodología pedagógica (enfocada en el aprendizaje), técnica (guiada por la tecnología) o creativa (dirigida hacia el desarrollo del contenido).Con respecto al formador, es importante que sea pedagogo o particularmente que tenga conocimientos y experiencia en pedagogía de educación a distancia. Es decir, que conozca cómo se deben transmitir los conocimientos y cuál es la manera más efectiva de llegar a las personas, pero que además sepa el manejo de documentos a través de redes. Resulta ideal, en concepto de Losada, que haya trabajado con el tema en el ámbito empresarial en proyectos como la construcción de cartillas, elaboración de evaluaciones y control de resultados.

3. Características del contenido
El material para e-learning debe poseer una interfase gráfica amigable, o sea que destine espacios definidos para la presentación de los contenidos, los objetivos, los consejos (tips), los elementos de navegabilidad, etc, comenta Pollyana.Aclara que otro aspecto pertinente tiene que ver con la sobrecarga informacional. “La estructuración del material debe ser establecido de tal forma que el usuario-alumno no sea sometido a una excesiva cantidad de información y se sienta ‘perdido’ o no pueda centrar su atención, como por ejemplo cuando existe la presentación simultánea de texto, imagen, animación y narración”. Y además es imprescindible disponer una herramienta de ayuda de fácil visualización y acceso.

La elaboración de los contenidos, bien puede ser una construcción propia o externa, afirma Apel. “Finalmente, es necesario generar una cultura de e-learning sobrepasado la reacción al cambio”, señala su representante.

En su concepto, el contenido de cada programa debe tener en cuenta:

El entorno en el cual se desarrolla la empresa.

Las habilidades y experiencias de los estudiantes.

Los objetivos planteados por la empresa.

Debe ser comparable y medible.

Contar con precisión, ser relevante, actual e ilustrado con ejemplos o casos, preferiblemente de la propia empresa.

Adicionalmente se deben tener en cuenta variables como el idioma y la disposición de la herramienta. Gómez Vásquez afirma que es necesario revisar que:

1. Se utilice un lenguaje adecuado a la audiencia, con palabras comunes y no extremadamente técnicas.

2. La escritura sea clara y directa, no compleja

3. Se den instrucciones de las acciones a tomar y las actividades a realizar

4. La disposición de la herramienta facilite el aprendizaje.

5. El material es atractivo y apropiado para el contenido del programa.

6. Es fácil navegar por la herramienta.

7. Se utilizan graficas e ilustraciones que permitan una mayor retentiva.

8. Se tiene una persona que de soporte y apoyo en caso de ser necesario.

Para verificar estos aspectos, Losada propone la realización de pruebas piloto y preguntar a la gente qué entiende. Uno adquiere mucho conocimiento cuando hace este tipo de programas, afirma.

“Las personas que están aprendiendo no conocen a veces los términos, así que se pueden usar pero con una aclaración entre paréntesis o través de un vínculo que exponga su significado”.

Por otra parte, es importante que el autor del material tenga siempre presente a quién va dirigido, qué pretende con ese mensaje. Sugiere además que la extensión no supere los 20 folios o pantallas (incluyendo los test) por tema, para evitar el agotamiento del usuario.

Aclara que otro aspecto pertinente tiene que ver con la sobrecarga informacional. “La estructuración del material debe ser establecido de tal forma que el usuario-alumno no sea sometido a una excesiva cantidad de información y se sienta ‘perdido’ o no pueda centrar su atención, como por ejemplo cuando existe la presentación simultánea de texto, imagen, animación y narración”. Y además es imprescindible disponer una herramienta de ayuda de fácil visualización y acceso.

La elaboración de los contenidos, bien puede ser una construcción propia o externa, afirma Apel. “Finalmente, es necesario generar una cultura de e-learning sobrepasado la reacción al cambio”, señala su representante.

4. Formación de hábitos de estudio
Un problema que suele presentarse con frecuencia es la inconstancia de los formandos.Para que la educación en línea sea atractiva tiene que ser interactiva, es decir que las personas que entran a la red empiecen a responder preguntas mientras juegan y que le permitan acumular puntos.

Entonces si una persona no supera ese módulo, no puede continuar y el sistema debe permitir el seguimiento por parte de recursos humanos. Así que la unidad puede comunicarse con el colaborador y animarlo a continuar o proponerle el apoyo de un tutor. Lo ideal es que al menos la persona le dedique una hora diaria, así sea interrumpida.

5. Evaluación
La forma mas fácil para determinar la eficacia de la formación brindada es por medio de una evaluación que permita arrojar a la empresa el grado de conocimiento adquirido por el estudiante con la capacitación. Sin embargo, aclara la líder del Grupo Apel, “es necesario tener cuidado en qué se evalúa y cómo, porque de lo contrario la información obtenida puede no ser útil”.Otra forma de evaluar al estudiante es mediante la observación de los cambios ocurridos en su comportamiento o en el rendimiento de sus labores. Esto implica realizar una evaluación previa al inicio de la formación para tener un punto de referencia.

Igualmente, se puede trabajar mediante encuestas que midan la experiencia de aprendizaje vivida por el estudiante. Es importante tener en cuenta que el estudiante tenga la posibilidad de autoevaluarse, y así observar ellos mismo su propio progreso, esto se logra usando autoexámenes.

La experta de Apel resalta que así como es importante evaluar al estudiante, no hay que dejar de lado evaluar el resto del sistema de e-learning, “hay que tener en cuenta una evaluación de los contenidos utilizados, de los instructores, la metodología, los indicadores y exámenes”.

6. Seguimiento a los procesos de formación on line
El éxito de la formación en línea depende en gran medida del seguimiento que se lleve a cabo. Para garantizarlo, el equipo directivo de la organización debe estar involucrado en el proceso y apoyar la gestión.“Debe haber una concientización a nivel transversal de la organización de que la educación a distancia es rentable, funciona y reduce costos”, afirma Losada. Cualquier proyecto de educación a distancia debe tener un líder que lo haga funcionar, que haga la difusión, lo lidere, presente resultados y lo ‘jalone’.

En concepto de la consultora brasileña, existen tres vías distintas para el acompañamiento de los profesionales que realizan capacitación on-line. “La escogencia de una de estas alternativas estará directamente vinculada a los objetivos, contenidos, tiempo, etc. que la organización haya determinado”.

La primera consiste en el diseño de un material auto-instruccional, denominado de CBT (Computer Based Training). “La propuesta de un CBT es que éste abarque no sólo el material del curso sino que permita al usuario-alumno la verificación de aprendizaje a lo largo del proceso sin necesidad de un agente externo. Para esto, muchas veces se emplean personajes digitales o ‘mascotas’ que presentan los objetivos del curso, la estructura de los contenidos estudiados, las evaluaciones, los puntos que deben ser revisados, etc. Cuando el usuario-alumno completa el CBT, automáticamente, recibe un certificado para dirigirlo a sus superiores.

La segunda opción es la utilización de material de autoformación. Este aumenta la posibilidad de contacto con un tutor (generalmente un colaborador de la empresa destinado para esta tarea) a través de correo electrónico.
Finalmente, la tercera posibilidad consiste en la utilización de un WBT (Web Based Training). La diferencia de un WBT radica en la ampliación de la posibilidad de interacción. En este formato es posible además de trabajar con el material elaborado por el equipe, interactuar a través de e-mail, foros de discusión, chat y video conferencia.

7. Construcción defectuosa de indicadores
Es indispensable al momento de determinar los indicadores tener en cuenta los objetivos de la empresa, ya que basados en estos estará definido el sistema de e-learning.Dentro de las variables que se desean medir es importante tener en cuenta los ahorros que se obtienen de la implementación del sistema como tal, comenta la líder de Apel. “Es decir, ahorros en tiempos de formación, en instructores, disponibilidad de horarios mas flexibles, etc.”

Con respecto a los estudiantes, las variables que son evaluadas se enfocan a la eficiencia y productividad de los empleados posteriores a la capacitación. Igualmente, se mide el conocimiento de los estudiantes, si estos han logrado los objetivos propuestos por el curso, y las calificaciones de los instructores.

Y con respecto a la efectividad del método, Pollyanna afirma que está relacionada con la respuesta que la empresa dio al iniciar el proceso acerca de qué quieren enseñar y por qué, qué se espera del colaborador después de haber tomado el curso.

Teniendo en cuenta estos cuestionamientos como presupuestos y relacionándolos en el plan estratégico de la empresa, “es posible trazar los alcances del curso y las formas de evaluación (que, en muchos casos, utilizan simulaciones de situaciones para verificar cómo el usuario-alumno se comporta y toma decisiones)”, señala.

En su concepto, el análisis de los resultados presentados por las personas que participaron del curso y las actividades complementarias posteriores ofrece un panorama de efectividad de la capacitación.

El líder de Fundemp propone algunos parámetros para la construcción de indicadores de gestión:

– Número de veces que cada persona entra
– Índices de aprobación y fallas en los test de evaluación (ofrece un parámetro acerca del nivel de comprensión del contenido)
– Indicadores de aprobación (por niveles, por personas, etc).
– Indicadores de satisfacción de los usuarios
– Indicadores de logro (volumen de personas que han aprobado / las que faltan)
– Indicadores de conocimiento (suministra información acerca del nivel de formación que tienen las personas de la empresa)
– Número de personas que están en la red vs. las que no han entrado y por qué no han entrado. (Incluido el presidente)

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